退職届の書き方｜退職願・辞表との違い、封筒と例文、テンプレート

退職願・退職届・辞表の違い

名前が似ていますが、意味が違います。

	何を伝えるか	撤回	使う人
退職願	退職させてほしいという「お願い」	会社が承諾するまでは撤回できる	一般の社員
退職届	退職するという「確定した意思」	受理されると一方的には撤回できない	一般の社員
辞表	役職を辞する意思	—	役員、公務員

退職願とは

退職を願い出る書類です。会社が承諾して初めて退職が決まります。

承諾されるまでの間であれば撤回できるとされています。引き止められて考え直す可能性が残っているなら、こちらです。

退職届とは

退職することを会社に届け出る書類です。願い出ではなく、通知にあたります。

提出して受理された時点で、一方的に取り消すことはできません。 気持ちが固まっている場合、あるいは口頭で伝えたあとに書面を求められた場合は、こちらを出します。

辞表とは

社長や取締役などの役員、または公務員が、その職を辞するときに出す書類です。

会社と雇用契約を結んでいる一般の社員は、辞表ではなく退職願か退職届を使います。間違えやすいところなので、確認してください。

どちらを出せばいいか

迷ったら退職届です。 実務では、口頭で退職の意思を伝えたあと、会社から「書面を出してください」と言われて提出するのが一般的な流れで、このとき求められるのはほぼ退職届です。

就業規則に「退職届を提出すること」と書かれている会社も多いので、先に確認しておくと確実です。

テンプレートのダウンロード

そのまま使えるテンプレートです。無料・登録不要です。

• Word は会社名や氏名を入力して印刷する方向け
• PDF は印刷して手書きする方向け

縦書きと横書きのどちらでも構いません。迷ったら縦書きのほうが無難です。

書き方

書く項目は決まっています。縦書きでも横書きでも、入れる内容は同じです。

書き出し

「私儀（わたくしぎ）」 と書きます。「私事」でも構いません。

「わたくしごとですが」という意味の慣用表現です。縦書きでは1行目の下のほうに、横書きでは本文の冒頭に書きます。

本文

退職届の場合：

私儀、このたび一身上の都合により、○○○○年○月○○日をもって退職いたします。

退職願の場合：

私儀、このたび一身上の都合により、○○○○年○月○○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

退職理由は「一身上の都合」と書きます。 具体的な理由を書く必要はありません。

ただし、会社都合での退職（退職勧奨に応じた場合など）は別です。「一身上の都合」と書いてしまうと自己都合退職として扱われやすくなり、失業保険の給付制限がつくなど不利になることがあります。この場合は「会社都合により」と書いてください。

日付

本文に書く日付は退職日です。最終出社日ではありません。有給消化をする場合、最終出社日と退職日はずれます。

本文の下に書く日付は提出日です。2つの日付が出てくるので、混同しないよう注意してください。

所属と氏名

所属部署と氏名を書き、氏名の下に押印します。認印で構いません。シャチハタは避けてください。

宛名

会社の最高責任者、通常は代表取締役社長の氏名を書きます。敬称は「殿」です。

自分の氏名より上の位置に書くのが慣例です。縦書きなら左端、横書きなら本文より上に配置します。

用紙・封筒・ペンの選び方

用紙

白無地の便箋が基本です。サイズはB5かA4。罫線入りでも問題ありません。

パソコンで作成する場合は、普通のコピー用紙で構いません。

封筒

白無地で、郵便番号の枠がないものを選んでください。用紙がB5なら長形4号、A4なら長形3号が合います。

中身が透けないよう、二重封筒（内側に紙が貼られたもの）だとより丁寧です。

ペン

黒のボールペンか万年筆です。消せるボールペンは使わないでください。公的な書類として残るものなので、あとから書き換えられる筆記具は避けます。

便箋の折り方

三つ折りが基本です。

1. 便箋を下から3分の1上に折る
2. 上から3分の1を重ねるように折る
3. 封筒に入れるとき、書き出しが封筒の裏から見て右上に来るようにする

3は、受け取った人が封筒から出してそのまま読める向きにするためです。

封筒の書き方

表面

中央に、「退職届」または「退職願」とだけ書きます。文字は大きめに、封筒の上から3分の1あたりの位置が目安です。

会社名や宛名は書きません。手渡しするものなので、郵便物のような宛名書きは不要です。

裏面

左下に、所属部署名と氏名を書きます。表面より小さめの文字にします。

封をする必要はありません。手渡しするときに、のり付けせずそのまま渡すのが一般的です。郵送する場合は封をして、「〆」を書きます。

出すタイミングと渡し方

先に口頭で伝える

いきなり書面を出さないでください。 先に直属の上司へ口頭で伝え、そのあとに書面を提出するのが通常の流れです。

書類だけを机に置いて帰るような形は、受け取ってもらえないことがありますし、その後のやりとりが長引きます。

退職の伝え方・切り出し方

タイミング

法律上は、期間の定めのない雇用であれば、申し入れから2週間で契約が終了します（民法第627条第1項）。

ただし実務では、就業規則で「退職の1か月前までに申し出ること」などと定めている会社が多く、それに沿って進めるほうが穏便に済みます。先に就業規則を確認してください。

渡し方

封筒に入れた状態で、直属の上司に手渡しします。人事部に直接持っていくのは、上司を飛ばす形になるので避けてください。

「お時間よろしいでしょうか」と声をかけて、別室か人のいない場所で渡すのが無難です。

受け取ってもらえないとき

退職の意思表示は、相手に到達した時点で効力が生じます（民法第97条第1項）。一般的には、会社が受け取りを拒んでも、到達した事実が残っていれば意思表示として成立すると考えられています。

そのため、受け取りを拒まれた場合は到達の記録が残る方法を使ってください。

• 内容証明郵便：いつ、どんな内容の文書を、誰に送ったかを郵便局が証明します
• 配達証明：相手に届いた日付が記録されます

この2つを組み合わせるのが確実です。

退職を引き止められたときの対処法

それでも進まない場合や、そもそも伝えること自体が難しい場合は、第三者に間に入ってもらう方法があります。

よくある質問

手書きとパソコン、どちらがいいですか

どちらでも構いません。書式に法律上の決まりはありません。

会社によっては所定の様式が用意されていることもあるので、就業規則か人事部に確認してください。

上司が受け取ってくれません

到達の記録が残る方法で送ってください。内容証明郵便と配達証明の組み合わせが確実です。

受け取りを拒まれたという事実自体も、日時とあわせて記録しておいてください。

退職届を机に置いて帰ってもいいですか

おすすめしません。受け取った証拠が残らないうえ、引き継ぎをしないまま辞めたという記録が残ります。

どうしても対面で渡せない状況であれば、郵送のほうが確実です。

一度出した退職届を取り消せますか

退職届は、受理されると一方的には取り消せません。会社が応じてくれれば別ですが、権利として撤回できるものではありません。

退職願であれば、会社が承諾するまでは撤回できるとされています。

退職日はいつにすればいいですか

有給が残っているなら、残日数を確認してから決めてください。 最終出社日の翌日から有給を消化し、その最終日を退職日にするのが一般的です。

先に退職日を決めてしまうと、有給が消化しきれなくなることがあります。

メールで提出してもいいですか

会社が認めていれば可能です。意思表示は到達すれば効力が生じるため（民法第97条第1項）、一般的にはメールでも成立すると考えられています。

ただし慣行として書面を求める会社が多いので、まず確認してください。

試用期間中でも必要ですか

必要です。試用期間中であっても雇用契約は成立しているので、退職の手続きは同じです。

会社都合で辞めるときも「一身上の都合」と書きますか

書かないでください。会社都合の退職であれば「会社都合により」と書きます。

「一身上の都合」と書くと自己都合退職として処理されやすく、失業保険の給付制限がつくなど不利になることがあります。