退職の伝え方・切り出し方｜タイミングと退職理由の伝え方

退職を伝える前に確認する3つのこと

先に確認しておくと、面談の場で話が具体的になります。

就業規則の退職申出時期

「退職しようとする者は、少なくとも1か月前までに申し出ること」といった規定が置かれていることが多くあります。社内イントラや総務で確認できます。何日前までと書かれているかが分かれば、希望日から逆算して切り出す時期を決められます。

厚生労働省が公開しているモデル就業規則でも、退職に関する事項は就業規則に定めるものとして扱われています。自社の規則がどうなっているかは、必ず原本で確認してください。

有給休暇の残日数

給与明細や勤怠システムで確認できます。有給は会社の所定労働日（もともと出勤する日）にだけ充てるもので、土日や会社の休日には使いません。そのため、消化にかかる日数は残日数より長くなります。たとえば土日休みの会社で20日残っていれば、消化に必要なのは所定労働日20日分、暦の上ではおよそ4週間で、退職日は最終出社日の約1か月後になります。祝日や会社の休日が挟まると、さらに後ろにずれます。

引き継ぎに必要な期間

担当業務を書き出し、何週間かかるかを見積もっておきます。「引き継ぎが終わらない」は退職日を延ばす理由として最も使われるもので、自分の見積もりがあれば話が日程の相談に移りやすくなります。

いつ伝えるか

時期には法律上のルールと会社ごとのルールの2つがあります。

期間の定めのない雇用なら、法律上は退職の2週間前

期間の定めのない雇用契約であれば、民法第627条第1項により、解約の申入れから2週間が経過することで雇用契約は終了します。同項は「いつでも解約の申入れをすることができる」と定めており、会社の承諾は終了の要件になっていません。

月給制について、以前は民法第627条第2項を根拠に「月の前半までに申し出て翌月末」と説明されることがありました。2020年4月施行の改正民法で同項は使用者からの解約の申入れについての規定と整理されたため、労働者から辞める場合は2週間で足りる、というのが現在の一般的な理解です。

就業規則で1〜3か月前としている会社が多い理由

引き継ぎと後任の確保に時間がかかるためで、期間の定めのない雇用について法律が定める2週間（民法第627条第1項）より長い期間を定めているのが通常です。この定めの効力については、就業規則によって民法上の2週間を一方的に延ばすことはできない、という考え方が一般的です。

退職日から逆算して決める

いつ伝えるかは、希望する退職日から逆に数えると決まります。次は、就業規則が1か月前、有給の残日数が18日、引き継ぎに3週間必要という条件で、3月31日を退職日にしたい場合の例です。

逆算する項目	考え方	この例での目安
退職日	希望日	3月31日
有給消化の開始日	残18日を所定労働日に充てる。土日休みなら3月のほぼ全体にあたる	3月上旬
最終出社日	有給消化を始める日の前日	2月末
引き継ぎ開始日	最終出社日の3週間前	2月上旬
伝える時期	就業規則の1か月前より前で、引き継ぎ開始に間に合う時期	1月中旬〜下旬

有給は所定労働日にのみ充てられるため、消化に必要な暦の日数は、会社のカレンダーや祝日の入り方によって変わります。残日数が多いほど、この逆算を先にやっておく意味が大きくなります。残日数の確認方法は退職時の有給休暇の消化にまとめています。

繁忙期を避けるべきかどうか

避けられるなら避けたほうが揉めにくいのは確かです。ただし繁忙期が実質的に通年という職場もあり、待っていると切り出せないまま時間が過ぎます。切り出せない理由ごとの進め方は退職を言い出せないときにまとめています。

判断の基準は「あと何か月待てるか」です。入社日が決まっている、体調に不安があるなら繁忙期でも伝えてよいという考え方があり、急ぐ事情がなく1〜2か月ずらせば山を越えるのであれば、ずらすほうが引き継ぎの話は進みやすくなります。

誰に伝えるか

順番を間違えると、内容が正しくても関係がこじれます。

まず直属の上司に伝える

人事部や役員に先に伝えると、上司が「自分だけ聞いていない」状態になり、話がこじれることがあります。退職日の調整や引き継ぎの割り振りも上司の権限であることが多く、人事は手続きの窓口という位置づけです。

同僚に先に話すリスク

親しい同僚であっても、上司より先に伝えるのは避けたほうが無難です。噂として広まり、上司が最後に知る形になりやすいためです。共有は、上司と退職日が固まってからで十分間に合います。

どう伝えるか（例文）

伝える場面は「アポを取る」「面談で伝える」の2段階に分かれます。

切り出しの一言（アポの取り方）

この時点で用件の中身は言いません。立ち話にならないよう、二人になれる場所と時間の確保だけを目的にします。

面談での伝え方

結論を先に言い、希望日と引き継ぎの見通しを添える構成が伝わりやすくなります。

伝えるときの3原則

言い方の細部より、次の3点のほうが結果に影響します。

• 決定事項として伝える：「辞めようか迷っている」は相談であり、引き止めの余地を残します。
• 相談の形にしない：相談するのは退職日と引き継ぎの進め方であって、辞めるかどうかではありません。
• 退職理由は簡潔に：詳しく話すほど、その理由への反論という形で話が長くなります。

退職理由の伝え方

面談で必ず聞かれるのが理由です。ここでの答え方によって、その後の話し合いの長さが変わります。

正直に話す義務はあるか

退職理由をすべて正直に話す義務はありません。会社に伝える必要があるのは、退職するという事実と、希望する退職日です。

とはいえ、まったく理由を言わないのも現実的ではありません。上司の側にも、引き継ぎの手配や後任の相談という業務があるためです。

現実的な落としどころは、事実に反しない範囲で、必要なところだけを伝えることです。建前を使うのは不誠実というより、必要のない交渉を増やさないための実務的な選択という考え方があります。

「一身上の都合」で足りる場面

退職届に書く理由は「一身上の都合により」で足ります。自己都合による退職であれば、これ以上の記載を求められることは通常ありません。

口頭の面談でも、上司が納得すればそれ以上の説明は不要です。ただし、そのまま押し通すと関係がぎくしゃくすることもあります。次に述べる「会社側で解決できない理由」を一つ添えておくと、話が進みやすくなります。

引き止められにくい理由の共通点

引き止めは、会社が何かを提示すれば解決できると考えたときに起こります。裏を返せば、会社側で解決できない理由であれば、提示できる条件がありません。

理由の種類	会社が出しうる対応	引き止めの起こりやすさ
給与への不満	昇給、賞与の見直し	起こりやすい
部署や業務への不満	異動、担当替え	起こりやすい
人間関係	配置転換	起こりやすい
家庭の事情	対応が難しい	起こりにくい
職種そのものの転換	対応が難しい	起こりにくい
体調	休職の提案はあり得る	場合による

不満を理由にすると、それは改善提案として受け取られます。会社としては条件を出す流れになり、断るたびに話が長くなります。

ここで重要なのは、どちらの理由が本当かではありません。給与に不満があり、かつ家庭の事情もある、という状態は珍しくないためです。伝える理由を選ぶことは、事実を偽ることとは別だと整理しておくと迷いが減ります。

使いやすい理由の例と言い方

事実に反しない範囲で使いやすいのは、次のような理由です。いずれも、詳しく話さないことを前提にしています。聞き返されたときの答えを一つ用意しておくと、その場で言葉に詰まらずに済みます。

• 家庭の事情：介護、配偶者の転勤、育児など、勤務の継続そのものが難しくなる事情です。「家庭の事情で、これまでと同じ働き方を続けることが難しくなりました」
• キャリアの方向性：現在の会社では実現できない方向であることが伝われば十分です。「以前から関心のあった分野に、年齢的にも今のうちに移りたいと考えました」
• 体調：診断書の提出義務はなく、病名を詳しく話す必要もありません。「体調面で不安があり、一度立て直す時間を取りたいと考えています」

言わない方がいいこと

次の3つは、伝えても状況がよくなりにくく、話を長引かせる原因になりがちです。

• 会社への批判や待遇への不満：改善提案と受け取られ、昇給や異動の提示による引き止めにつながります。
• 他人の名前：「◯◯さんとうまくいかない」と個人名を出すと、退職の話が事実確認に切り替わり、退職日が後ろにずれることがあります。ハラスメントの被害を訴えたい場合は、退職の話とは分けて進めるほうが整理しやすくなります。
• 次の会社の詳細：社名や年収を伝えると比較の話になりやすく、取引先や同業だった場合には別の問題に発展することもあります。「次は決まっています」程度で足ります。

退職届に書く理由と、面談で話す理由の違い

この2つは役割が違います。

退職届は、退職の意思を届け出る書面です。書く理由は「一身上の都合により」で足ります。詳しい事情を書く場所ではありません。書式や書き方は退職届の書き方にまとめています。

面談は、退職日や引き継ぎを相談する場です。ここで話す理由は、相手が納得して手続きを進められる程度の説明であれば足ります。

書面と口頭で内容が食い違わないようにだけ注意してください。書面に「一身上の都合」と書きながら、面談で会社の問題を強く主張すると、次に述べる離職理由の扱いで話がこじれることがあります。

なお、会社が独自の退職理由の記入欄を設けた様式を用意している場合もあります。細かく書く義務はありませんが、様式に沿わないと差し戻されることがあるため、記入の程度は事前に確認しておくと二度手間になりません。

離職理由は失業保険の扱いに影響する

面談での言い方とは別に、書面上の離職理由は、失業保険（雇用保険の基本手当）の扱いに影響します。

倒産や解雇などによる離職は特定受給資格者に当たり（雇用保険法第23条第2項）、自己都合の場合に設けられる給付制限期間がなく、所定給付日数も長くなることがあります。どのような離職理由がどちらに区分されるかは、ハローワークインターネットサービスの特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲の概要で公表されています。

注意したいのは、実態が会社側の事情でも、自分から「一身上の都合」で退職届を出すと自己都合として処理されやすい点です。退職勧奨を受けている、労働条件が大きく変わったといった事情がある場合は、退職届を出す前に離職理由の扱いを確認してください。

伝えた後の流れ

口頭で伝えたあとは、書面と日程の話に移ります。

退職届の提出

上司に退職の意思を伝えたら、社内手続きに沿って書面を提出します。書式や提出先は会社の指定に従います。法律上、意思表示は相手方に到達した時からその効力を生じます（民法第97条第1項）。口頭でも成立はしますが、後から「言った・言わない」の争いにならないよう、記録の残る形にしておくと確実です。

退職日の調整と引き継ぎ

希望日を通すか、引き継ぎの都合で前後させるかを相談します。引き継ぎの範囲と完了の目安を早めに文書化しておくと、「まだ終わっていない」という理由で退職日が動きにくくなります。

有給消化

使用者には、請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合に、他の時季に変更できる時季変更権があります（労働基準法第39条第5項）。ただし、退職日より後の日に振り替えることはできないため、退職時の有給消化については時季変更権を行使する余地がない、というのが一般的な理解です。

よくある質問

メールやLINEで伝えてもいいか

法律上、退職の意思表示の方法は決められておらず、到達すれば効力が生じます（民法第97条第1項）。ただし実務上は、面談で伝えたうえで書面やメールで記録を残す形が一般的です。ハラスメント等で対面が難しい場合は、記録の残る方法で伝えるという選択肢もあります。

転職先が決まっていることは言うべきですか

言う義務はありません。ただし、退職日の調整で入社日に触れる必要が出ることはあります。その場合も「次の予定が決まっている」程度で足り、社名まで伝える必要はありません。

嘘の理由を言っても問題になりませんか

一般に、退職理由の説明そのもので法的な責任が生じることは考えにくいとされています。ただし、事実と大きく異なる説明は、社内で確認された際に信頼を損ねます。事実に反しない範囲で、話す部分を選ぶという整理が安全です。

引き止められて理由を追及されます

理由を詳しく話すほど、その理由への反論という形で話が続きます。「申し訳ありませんが、事情は詳しくお話しできません。退職の意思は変わりません」と繰り返す方法があります。それでも話が進まない場合は退職を引き止められたときの対処法を確認してください。

退職を認めてもらえない場合

期間の定めのない雇用であれば、会社の承諾がなくても申入れから2週間の経過によって契約は終了します（民法第627条第1項）。「認めない」と言われても、意思表示が会社に到達していれば効力自体は生じています。受け取りを拒まれる場合には、到達を証明できる内容証明郵便を使う方法があります。

損害賠償を持ち出されることもありますが、労働基準法第16条は、労働契約の不履行について違約金を定めたり賠償額をあらかじめ決めたりする契約を禁止しています。実際に生じた損害の賠償請求まで禁じられているわけではありませんが、退職したこと自体を理由に高額の請求が認められる例は一般的ではありません。

退職日を勝手に変えられた場合

退職日は本来、話し合いで決めるものです。一方的に後ろへずらされた場合でも、期間の定めのない雇用であれば、申入れから2週間の経過により契約は終了します（民法第627条第1項）。争いになったときに効くのは、いつ申し入れたかの記録です。退職届の控えや送信済みメールなど、日付の分かるものを残しておきます。